إعداد برنامج الفعالية

برنامج الفعالية بالطبع هو الوسيلة التي من خلالها تتحقق أهداف اي فعالية.
فالأهداف لا ينبغي أن تغيب عن ذاكرتنا لأنها هي السبب الوحيد الذي من أجله ينعقد الاجتماع. والأهداف تحدد الانسياب المطلوب للمعلومات وبالتالي نتحكم في طول ومحتوى البرنامج.
غير أن البرنامج الذي يحتوي على كل ما هو مطلوب نظرياً لتحقيق تلك الأهداف قد يفشل عملياً إذا كان التقييم فقيراً والتوقيت سيئاً والمتحدثون غير مناسبين.

إن البرنامج الجيد، والتقديم الجيد، أمران مهمان سواء أكان ذلك لدورة تدريبية صغيرة أو لمؤتمر كبير. وعندما تصمم برنامجك ينبغي ألا تنظر للموضوع فقط من وجهة نظرك الشخصية، ولا تفكر فقط في راحة رئيس المؤتمر والمتحدثين، بل ينبغي أن تنظر إلى الموضوع بعين ذلك المشارك الذي يجلس في الصف رقم (26) والذي تبدو عليه آثار سهرة الأمس، إضافة إلى انشغال ذهنه بكتابة تقريره الشهري، ولا يجد أمامه (طفاية) لسيجارته!!
سيذهب كل شئ هباء إذا فشل برنامجك وطريقة تقديمك في جذب اهتمامه.
من هنا، يجب أن تبذل كل جهد ممكن لتستحوذ على اهتمامه. إن أسلوب التقديم ومنهج عرض الموضوعات ينبغي أن يتغير كلما كان ذلك ممكناً، وعليك أيضاً أن ترفه عن الحاضرين، بتقديم مادة مشوقة ومسلية ومفاجآت، بل وتصدمهم إذا كان ذلك ضرورياً.
احرص على اختيار أحسن المتحدثين واستعن بخيالك عندما تخطط للحدث، ابتداء من جلسات العمل الرسمية وحتى البرنامج الاجتماعي.
هناك مجال جد واسع للاستعانة بالخيال في وضع برنامج حتى بالنسبة للاجتماعات الصغيرة. ان التكلفة ليست هي في الغالب موضوع المال بقدر ما هي موضوع الخيال والتفكير في المراحل الأولية للتخطيط.
وتذكر أيضاً ما يتوقعه المشارك من حضوره للمؤتمر إنه يريد أن يشعر بالراحة، ويستمتع بوقته، ويلتقي بالآخرين ويتعلم ويناقش الأمور ذات الاهتمام المشترك، وما الى ذلك. إن برنامجنا ينبغي أن يفي بكل هذه الاحتياجات.

إطار لأهداف البرنامج:
إن أول مهمة في إعداد البرنامج هي تكوين اطار من الأهداف والمحاور الرئيسية، وبهذه الطريقة تستطيع أن تحدد الموضوعات الرئيسية بالاضافة إلى عدد ونوع الجلسات التي تحتاجها لتغطية هذه الموضوعات. وستبدأ الحاجة إلى الزيارات والمعارض في البروز في هذه المرحلة.
يعتبر توزيع الأعضاء إلى مجموعات وتحديد نوع الجلسات من أهم القرارات، ولك أن تختار في هذا الشأن واحداً من خيارين:
1- الجلسات الرسمية أو العمومية، اي التي يحضرها كل أعضاء الوفود وتعرف أحيانا بـ (الجلسات التي تحضرها كل المجموعات).

2- ورشة العمل ويقصد بها المعنى الأشمل للجلسات التي تضم أعضاء مجموعة معينة، أو المجموعات ذات الاهتمام المشترك، وتضم مجموعات صغيرة من أعضاء المؤتمر وتتكون من خمسة إلى عشرة أشخاص وربما أكثر من ذلك في بعض الأحيان، ويتم تكوين مثل هذه المجموعات لمناقشة مواضيع بعينها، أو مشاكل محددة بهدف التوصل إلى نتائج أو توصيات يتم الاتفاق عليها، أو لتبادل الآراء، أو لزيادة المهارة بالممارسة الفعلية.
هناك أنواع كثيرة من مجموعات العمل ذات الأسماء والأغراض المتشابهة. إن نوع المجموعة يعتمد على نوع العمل الذي تهدف إلى إنجازه.

نوع الجلسة:

يمكن تقسيم الجلسات إلى جلسات عامة وجلسات خاصة. وبناء على نوع الجلسة يتم اختيار الموضوعات المناسبة للنقاش. فمثلاً: المعلومات الجديدة، القرارات والنظريات الجديدة والسياسات، والمبادئ، التصويت،  ومناقشة تقارير اللجان وما يماثلها، و الكلمات الرئيسية، هذه كلها ينبغي عرضها على الجلسة العمومية.
وماعدا ذلك من نشاطات أخرى، فهي تتناسب أكثر مع طبيعة المجموعات الصغيرة.
ورغم أن الخط الفاصل بين المجموعات العامة والمجموعات الصغيرة غير لا يكون واضحاً في كثير من الأحيان، والأمر يعتمد على تقييم منظم الفعالية واختيار الطرق المحتملة لمعالجة مشكلة ما معقدة. فعلى المنظم أن يقرر أي الخيارات أفضل. وعليه أن يحدد النظر في الموضوع في الجلسة العامة أم من خلال المجموعات الصغيرة حيث يستطيع معظم الأعضاء المشاركة في المداولات.
ومما لا شك فيه أن تحقيق مشاركة العضو هي المفتاح لأي قرار. ومن النادر جداً أن يتمكن كل عضو من المشاركة الفعلية في النقاش إذا كانت المجموعة تضم أكثر من عشرين شخصاً. ربما كان الحجم الأمثل للمجموعة الصغيرة ما بين 6 إلى 10 أشخاص.

تخطيط البرامج للمؤتمرات الكبيرة:

إن مشكلة المؤتمرات الكبيرة هي أن المناقشة أثناء الجلسات العامة تكاد تكون شبه مستحيلة. ومن الطرق المعروفة للتغلب على هذه المشكلة أن ينظم المؤتمر في شكل سلسلة من الجلسات العمومية ومجموعات العمل، وهو وضع يمكن أعضاء المؤتمر من سهولة الحضور والاستفادة من المتحدثين الرئيسيين متى ما رغبوا في متابعة دراسة موضوع من الموضوعات بدرجة كبيرة من العمق والتفصيل.
وبتكرار مجموعات العمل يكون بإمكان الأعضاء حضور اثنين من كل اربع جلسات.
إن الجلسات الخاصة بمجموعات العمل يمكن إضافتها لكي:
1- تضيف موضوعات جديدة
2- تحد من الازدحام في الجلسات الرئيسية
وفي حالة تنظيم معرض بجانب المؤتمر فيمكن أن يكون مفتوحاً خلال جلسات مجموعات العمل لزيادة عدد الأنشطة في أروقة المؤتمر.
إن هذا البرنامج يتطلب جهداً إدارياً ولكنه مرغوب لدى الأعضاء لأنه يتيح لهم فرصة الاختيار بأكثر مما يتوافر عادة.
إن المؤتمرات الكبيرة فنية كانت او طبية او مهنية عادة ما يتم تنظيمها في شكل مجموعات دراسية متزامنة لتمكين المشاركين من متابعة الموضوعات التي تحقق اهتماماً خاصا لهم . وفي الغالب هذه المجموعات الدراسية لا تتكرر، ويمكن بطبيعة الحال وضع إعلان كبير يحدد موعد الجلسات ووضعها في البرنامج.

توقيت الجلسات:

من الأهمية بمكان، تحديد موعد كل جلسة.  ويمكنك اتباع الخطوات التالية:
- عندما تصل إلى تحديد نوعية الجلسات التي سيشملها الحدث، عليك أن تضع ذلك فوراً في البرنامج. وبالطبع فإن بعض الجلسات تأتي لاحقة لأخريات.

- توافر درجة من المرونة،  فالموضوعات التي تستوجب التفكير والاعداد المسبق من قبل العضو المشارك يفضل وضعها بعد فترة من الراحة.

- هناك بعض الموضوعات التي لا يتناسب وضعها مع بداية العمل. فمثلا تقديم كلمة رئيسية في بداية البرنامج قبل أن يكون الأعضاء على استعداد للانصات للمتحدث قد تفسد كل الحدث. كذلك فإن إعطاء ملخص بعد يوم عمل شاق وطويل قد لا تجد أيضاً من يصغى له.

- التفكير جدياً في توجيهات وميول المستمعين إزاء كل موضوع.

- مراعاة عامل الارهاق.

- مراعاة علاقة الموضوع بغيره من موضوعات البرنامج، والامكانات المطلوب توافرها للجلسات، ونوعية الجلسات التي تم اختيارها.

ان الاجابة على الاسئلة التالية تساعدك في كيفية وضع جدول لجلسات المؤتمر:
- ما هو الموقع المناسب لهذا الموضوع في البرنامج - قبل أو بعد أي موضوع؟
- إلى أي مدى سيكون مشوقاً للمؤتمرين ؟
- ما هي أهمية الموضوع للمؤسسة وللمشاركين ؟
- إلى أي مدى هذا الموضوع مألوف بالنسبة للمشاركين ؟
- ما هي ميول وتوجهات المشاركين حيال هذا الموضوع - هل يقدم أخباراً هامة أو ماده مثيرة للجدل ؟
- ما هي درجة المشاركة المتوقعة أو المطلوبة ؟
-  أيهما أفضل : معالجة الموضوع خلال مجموعة عمل صغيرة أم من خلال جلسة عمومية . ولماذا ؟
- إذا كنت تفضل مجموعة عمل صغيرة، هل يجب أن تتكون من أفراد ذوي خلفيات متماثلة أم مختلطة من كل المجمعات . ولماذا؟
- ما هي الإمكانات التي ينبغي توافرها لهذه الجلسة ؟ هل يكفي التقديم الرسمي للموضوع أم لا بد من شئ لحفز الأعضاء وإثارتهم  لتقبل الموضوع ؟
- هل تحتاج لعرض معدات وعينات؟
- هل يمكنك تعزيز الاهتمام بالموضوع عن طريق تقديم حالات دراسية أو عرض للتطور التاريخي لبعض الحالات ؟
- ما هي الوسائل السمعية والبصرية التي تحتاج إليها ؟
- هل يحتاج المشاركون للإعداد المسبق لموضوع الجلسة؟
- ما هو الوقت الأفضل لانعقاد الجلسة، في الصباح أم بعد الظهر؟ .

إن السؤال الأخير يثير الاهتمام بشأن طول الجلسة، وطول البرنامج اليومي.
ليست هناك قاعدة ثابتة  ولكن على مخطط البرنامج أن يضع نفسه في مكان العضو المشارك، فأنت دائماً تجد ما يغريك بتكثيف البرنامج اليومي، إن التوجه العام غالباً ما يرجح اغتنام  فرصة وجودهم هنا، ولكن تذكر ذلك العضو الذي يجلس في الصف  (26) ويحاصره التفكير في مشاكله المتعددة.

إن البرنامج اليومي يتحكم في تحديد سرعة تتابع الحدث، ومن المهم أن يكون قرار توقيت بداية ونهاية الجلسات قرارا أساسياً. إذا وضعنا الاعتبارات الإدارية جانباً فإن القرار يعتمد إلى حد كبير على أهداف ونوع الحدث. فبعض المؤتمرات يقصد منها توفير درجة الاستجمام بالقدر الذي يوفر الوقت الكافي للأعضاء للقاء في ظروف اجتماعية وتبادل الآراء بطريقة غير رسمية،  وقد يكون هذا الجانب أهم العناصر في بعض الأحيان. وهناك أنواع أخرى من المؤتمرات تستوجب عملاً مكثفاً بهدف تغطية أهداف طموحة.
إن المؤتمر الذي يبدأ من الساعة التاسعة صباحاً وينتهي في الساعة الخامسة والنصف بعد الظهر يعتبر بحق اختباراً لقدرة التحمل، مهما كان الأسلوب الذي تقدم به المعلومات جيداً، ومهما كان التنوع في أنواع الجلسات والمتحدثين، فإن العضو العادي لا يتذكر في النهاية إلا النزر اليسير من المواضيع التي تمت مناقشتها. وبالرغم من ذلك يمكن تحقيق بعض الأهداف في برامج طويلة ومكثفة.

وقت البداية اليوم الأول
إن تحديد موعد البداية قرار صعب، لذلك على المنظم مراعاة ما يلي:
- إذا كانت البداية في وقت مبكر جداً فإن الأعضاء سيصلون في وقت متأخر مما سيعوق سير الجلسات، كذلك فإن البداية إذا كانت في وقت متأخر جداً فإن الأعضاء سيضطرون للانتظار لوقت طويل.

- بالنسبة للمؤتمرات التي تتطلب إقامة، عادة ما تكون غرف النوم غير معدة لاستقبال الضيوف قبل منتصف النهار أو حتى في وقت متأخر من اليوم. لهذا ينبغي اتخاذ الترتيبات اللازمة لحفظ العفش وإعطاء فسحة من الوقت  للأعضاء للتسجيل، وأن يتعرف العضو على الغرفة المخصصة له.

- بعض المؤتمرات التي تشمل الإقامة في الفندق قد تبدأ أحياناً في الليلة التي تستبق افتتاح المؤتمر، وعادة ما يكون ذلك بحفل استقبال أو عشاء، وربما بجلسة رسمية، وهذا يساعد أيضاً في إكمال عملية التسجيل مما يوفر بعض الوقت لاحقاً .

- ابدأ في الساعة الثامنة صباحاً مع توفير الإفطار للأعضاء الذين يصلون مبكراً، فهذه الطريقة تتيح فرصة للمشارك للتعرف والتحدث مع بعض المشاركين الآخرين.

- بغض النظر عن التوقيت الذي تختاره، يجب أن تحقق قدراً من التباعد بين الجلسات ولا تجعل الجلسة تمتد لوقت طويل،  واجعل بين كل جلسة وأخرى فترة للراحة يستطيع فيها العضو أن يتحرك قليلاً ، أو يذهب إلى دورة المياه، أو يقوم باتصال هاتفي، كما أن أوقات تناول الشاي والوجبات تمثل عناصر هامة من البرنامج ، يجب أن يتاح الوقت الكافي لكل عضو كي يحصل على نصيبه من المرطبات ويتمكن من تناولها، علماً بأن نوعية الوجبة التي تقدم أثناء البرنامج ذات أثر مباشر في مدى مقدرة العضو على الانتباه والتركيز.

- حاول بقدر المستطاع أن تحقق تنوعاً في الجلسات بحيث تخلق نوعاً من الحركة بين القاعة الرئيسية والقاعات المخصصة لاجتماعات المجموعات الصغيرة وبالعكس، مع إتاحة الوقت الكافي للحركة، إن ذلك قد يستغرق وقتاً أطول مما تتوقع خاصة إذا كانت الحركة بين أكثر من مبنى أو بين طوابق متعددة في المبنى الواحد.