اختار الشركة المنظمة للفعاليات

يتزايد عدد الشركات المحترفة العاملة في تنظيم الفعاليات بسرعة ملحوظة  لتلبية الطلب المتزايد على تنظيم الفعاليات. ويعود ذلك استجابة لعاملين مهمين هما زيادة الاحتياجات في مجال تنظيم الفعاليات، والرغبة المتزايدة في الإفادة من المزايا المتعددة للمساعدات أو الخدمات من خارج المؤسسة لبعض المشروعات الخاصة بدلاً من التخبط العشوائي القائم على مفهوم "اصنعها بنفسك".

اختيار منظم المؤتمرات المهني المحترف:
ينبغي أن تحدد أولاً الأعمال التي لا يمكن تأديتها بإمكاناتك الداخلية في المنظمة قبل الاتصال بمنظم مؤتمرات مهني محترف. 
هل تحتاج فقط إلى استشارة متخصصة ومعارف في الموضوع. أم إنك تحتاج إلى من يقوم بكل المهمة. هل سيطلب من المنظم  المهني المحترف أن يعمل من خلال منظمتك وأنظمتها، أو أن يعمل بصفة مستقلة؟

الجدير بالذكر أنه حتى في الحالات التي تحدد فيها بصورة عامة احتياجاتك، يظل الأمر عسيراً في تحديد أي المنظمات الخارجية أكثر قدرة في تقديم المساعدة التي من شأنها أن تدعم بفعالية مجهودات منظمتك. إن قلة من منظمي المؤتمرات المهنيين المحترفين تتوافر لديهم كل القدرات والإمكانات التي تحتاجها، وآخرون بالتأكد لا يملكون ذلك.

إن أفضل ما يمكن عمله في هذا الشأن هو الاتصال بعدد منهم والقيام بما يلي: 

1. ناقش احتياجاتك مقارنة مع الخدمات التي يزعمون أن بإمكانهم تقديمها،  قم بزيارة الشركة المنظمة بدلاً من أن تسمح لمندوبها بزيارتك. بهذه الطريقة ستتمكن من معرفة نوعية الموظفين ومدى كبر الشركة؟
2. لا بد لك من التقصي عما إذا كان بإمكان المنظم توفير كل المهارات وكل الإمكانات التي تحتاجها، وعلى جه الخصوص، هل لديه الخبرة الإدارية والمعرفة للقيام بدور المستشار لمنظمتك؟ هل يستطيع المنظم والموظف الذي تختاره من منظمتك لكي يكون حلقة وصل، تنمية الأعمال الضرورية بينهما؟ لكي تكشف ذلك فقط يكون من الضروري عقد عدة اجتماعات مطولة مع المنظم، وفي تلك المناقشات حاول أن تعرف هل هو صريح ومساعد، وله القدرة على التفاعل مع المشكلة؟
3. التعرف على وجه الدقة ما الذي يقوم به المنظم. وما هي الخدمات التي يعتمد فيها على عقود فرعية؟
4. لا شئ يعيب من عمل عقود فرعية، بل إنها تعطيك تأكيداً بأنك دائماً ستنال خدمة من أفضل الموردين، ولكن عليك أن تحدد ما هي المعادلة التي تستعملها لمصطلح أفضل، وما هو العنصر الأكثر أهمية بالنسبة لك، التكلفة أو نوعية الخدمة أو سرعة الاستجابة؟
5. اسال المنظم عن أسماء بعض عملائه، وتابع ذلك للتعرف على رأيهم في خدماته التي قدمها لهم.
   إن المنظم الجيد سيكون سعيداً  بتقديم هذه المعلومات. الآخرون قد يكونون مراوغين في الإجابة. اسأل نفسك لماذا لجأ احدهم إلى المراوغة؟
6. اسأل المنظم عما إذا كان يمكنك أو أحد زملائك، زيارة حدث مماثل يقوم المنظم بتنفيذه لجهة أخرى.
7. إذا رأيته في ظروف العمل الفعلي فسيكون بإمكانك أن تحكم على قدراته الفعلية ومهاراته.
8. إذا كان ذلك مناسباً ومطابقاً لاحتياجاتك، اسأله أن يعرض عليك بعض أعماله، مثل أن يقدم عرضاً بالأجهزة السمعية البصرية، وعن برامجه والكتيبات التعريفية وأوراق الأعضاء وما يماثل ذلك.
9.  اسأله أن يقدم لك عرضاً مكتوباً لأسعار الخدمات، وانظر إلى الخدمات المتضمنة في العرض وحدد الخدمات غير المتضمنة، وأن يحدد الأسس التي سيتبعها في حساب مصاريف السفر والإقامة وما يماثلها. 
10. حاول أن تعرف ما إذا كان المنظم يحصل على عمولات من الفنادق وغيرها من الخدمات المستعملة في الحدث، هذا موضوع  جدلي، ولكن إذا كان المنظم سيعمل بالنيابة عنك، فيجب أن يفعل ذلك بالتحديد، وألا تكون له فوائد مالية في مكان آخر، كثير من منظمي المؤتمرات المهنيين المحترفين لا يتفقون مع هذا التوجه خصوصاً أولئك الذين تكون مهمتهم الرئيسية هي مهمة وكالات، وحجتهم أنهم يفيدون من هذه العمولات لتسديد أو حتى لرفع بعض المصروفات عن العميل. وعلى كل حال فإن العميل  سيظل هو الذي يدفع في النهاية.