صناعة المؤتمرات
تعتمد صناعة المؤتمرات على مجموعة من الشركات التي تتولى الترويج لدولة معينة كمكان لإجراء المؤتمرات، كما تشرف على تنظيم وتوفير أبحاث ودراسات متخصصة، مما يؤهلها للترويج لأي مؤتمر قبل وأثناء وبعد انتهائه.
وحتى تستطيع دولة ما إحراز تقدم في هذه الصناعة فإنها تلجأ إلى شركات متخصصة في هذا المجال.
وتحاول بعض الدول اقتحام هذا المجال بتشجيع الشركات والمؤسسات الوطنية على التعاون فيما بينها لإنشاء شركة مؤتمرات تتولى تنظيم المؤتمرات الخاصة بهم وتستثمر -أيضا- في هذا المجال بتنظيم المؤتمرات للغير، سواء خارج حدود الدولة أو داخلها.
ومن أحدث الشركات العربية التي تأسست في هذا الإطار شركة "مؤتمرات" التي تم إنشاؤها كمشروع مشترك بين "دبي القابضة"، و"الشركة السعودية للأبحاث والنشر.
أهمية صناعة المؤتمرات
- تعمل على تنشيط السياحة بالنسبة للدول التي تملك مقاصد سياحية معروفة، وتضع الدول التي لا يعرف الكثير عن مقاصدها السياحية على الخريطة السياحة العالمية.
- تحقيق عائد يعود على الدولة من خلال الصفقات والتعاقدات التي قد تتم خلال بعض المؤتمرات.
- يستفيد رجال الأعمال أو غيرهم من المتخصصين من قواعد المعلومات المتوفرة بشركات المؤتمرات حول بعض القضايا، وهو ما يساعدهم على اتخاذ القرار المناسب الذي يضع في حساباته الوضع الحالي والمستقبلي للقضية.
عوامل مساعدة لنحاج الفعاليات
- توفر عدد الفنادق العالمية الراقية، و تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات المتقدمة، ووسائل المواصلات المتطورة والخدمات ذات الجودة العالية.
- المناخ المناسب والبيئة الجذابة.
- مواقع متنوعة تلبي مختلف احتياجات المجتمعين، في المدينة المستضيفة مثل متطلبات العمل ووسائل .
- توفر مستلزمات الاجتماعات من قاعات وأجهزة الصوت وخدمات الترجمة وغيرها.
أهداف المؤتمرات والندوات
تعد المؤتمرات والندوات من الأساليب الفعالة للترويج لموضوع أو قضية ما حيث تساهم في الآتي:
1- تزويد المشاركين بأبعاد الموضوع.
2- التوصل إلى لغة مشتركة أو موقف أو سلوك مشترك حول موضوع النقاش وبذلك تقوى عرى التواصل بين المهتمين بذلك الموضوع.
3- التقريب بين مختلف وجهات النظر والآراء المتنوعة وإتاحة الفرصة للحوار المتبادل والتعلم.
4- خلق الحافز وتعزيز الالتزام بأهمية الموضوع.
إعداد المؤتمرات والندوات
1- تحديد الهدف: حيث يعتمد أسلوب إعداد المؤتمر أو الندوة على الهدف المراد تحقيقه.
2- تحديد المشاركين: ويشترط تشابه خبرات المشاركين حول الموضوع المطروح.
3- توفير الوقت والطاقة: ويأتي ذلك بمعرفة رغبات واحتياجات المشاركين قبل انعقاد المؤتمر أو الندوة بالإضافة إلى استطلاع آرائهم عن رغباتهم إزاء الموضوعات المطروحة.
4- إرسال استمارة رأي إلى المشاركين قبل عقد المؤتمر أو الاتصال هاتفيا بهم وسؤالهم عن المعلومات التي يودون معرفتها أو الموضوعات التي يرغبون في مناقشتها.
برنامج تنفيذ المؤتمرات والندوات
1- وضع جدول زمني بالمواعيد المقررة وآخر مهلة لها.
2- إرسال خطابات الدعوة.
3- التأكد من وجود مهلة كافية للتخطيط وإعداد المطبوعات والاتصال بالمتحدثين والمشاركين والحصول على التصاريح والموافقات الأمنية والإدارية المطلوبة.
4- حجز مكان عقد المؤتمر أو الندوة.
5- العمل على ضمان جودة تجهيز المكان الذي سينعقد فيه المؤتمر بما في ذلك:
1. إعداد قائمة المأكولات والمشروبات.
2. متابعة جودة نظم الصوت والإضاءة.
3. إعداد قوائم تسجيل المشاركين.
4. اختيار طاقم العمل داخل مقر المؤتمر شكلاُ وموضوعاً.
5. أن يكون المكان سهل الوصول إليه.
6- الاتصال بالمتحدثين ومن سيعهد إليهم إدارة المناقشات ودعوتهم بصورة رسمية للحضور.
7- دعوة الصحفيين والإعلاميين والتأكيد على حضورهم.
8- إرسال الدعوات التي يجب أن تتضمن بطاقة رد تحتوي على خانة باسم المشارك وعنوانه مرفقا بها الرسم المالي إذا وجد ، وبهذه الطريقة يمكن تحديد المشاركين في المؤتمر بدقة.
9- متابعة مبيت ضيوف المؤتمر ، ويمكن تحديد رسم إضافي مقابل ترتيبات الإقامة يختلف الرسم باختلاف مكان المبيت والخدمات المقدمة فيه.
تقييم المؤتمرات والندوات
يتم توزيع استمارات التقييم لدى نهاية كل مؤتمر لمعرفة آراء المشاركين فيه وتستطلع آراؤهم حول:
1- أسلوب العرض.
2- المشرفون.
3- مستوى التعاون والمشاركة.
4- الوجبات وترتيبات الإقامة.
ويفضل أن تتضمن استمارة التقييم أسئلة يتم الإجابة عليها بشكل واضح ومفصل مثل:
1- في هذا المؤتمر هل حصلت على:
2- تأكيد لمعلوماتك بدون إضافة جديد.
a. القليل من المعلومات الجديدة.
b. معلومات جديدة لها قيمتها.
3- هل حصلت على كل المعلومات التي تريدها:
a. نعم.
b. لا.
4- هل هناك شئ ترى أنه لم يكن ضرورياً؟ (اذكره).
5- ما تعليقك على أسلوب عرض المشرف على المؤتمر؟
6- ما الأسلوب الذي يمكن إتباعه لتحسين هذا المؤتمر؟